Schenken van particuliere archieven
Als je overweegt een archief(stuk) te schenken aan Het Flevolands Archief, waar moet je dan zoal rekening mee houden?
Maak een zo volledig mogelijke beschrijving van de inhoud en omvang van het materiaal en
De archivaris bekijkt het aanbod en bepaalt samen met jou of Het Flevolands Archief de juiste bewaarplaats is. Ook wordt het materiaal getoetst aan de hand van het acquisitieprofiel:
- Jouw archief moet betrekking hebben op de lokale, regionale of provinciale geschiedenis van Flevoland;
- Het moet van toegevoegde waarde zijn op de collecties die het Flevolands Archief al beheert;
- Het kán gaan om gebeurtenissen, ontwikkelingen of personen die een belangrijke of bijzondere rol in de samenleving speelden, maar ook meer onbekende aspecten van de geschiedenis kunnen interessant zijn;
- Wij verzamelen alleen papieren en digitale archieven, plat beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Wij verzamelen geen objecten;
- Het aangeboden materiaal bestaat uit originele en authentieke stukken.
Een archief of collectie kan geweigerd worden als blijkt dat het materiaal niet aan het acquisitieprofiel voldoet, het materiaal niet uniek is of er geen duidelijkheid is over de rechten van het materiaal.
De staat van het materiaal
Als het archief aan deze voorwaarden voldoet, kijken we naar de staat van het materiaal. Door middel van een inventaris moet duidelijk zijn wat er in het archief zit. De stukken moeten door de schenker worden verpakt in zuurvrije dozen en omslagen. Ook moet het archief vóór overdracht aan Het Flevolands Archief vrij zijn van schimmel, ongedierte en alle vormen van metaal, plastic en/of lijm. Soms moet het materiaal gereinigd worden. De kosten hiervan zijn voor de rekening van de schenker.
Als je archief niet aan deze eisen voldoet, verzoeken wij jou dit eerst in orde te maken. Het Flevolands Archief adviseert je graag over de aanpak.
Overbrengen van het materiaal
In principe neemt Het Flevolands Archief alleen schenkingen aan. Het volledige eigendom en rechten zoals auteursrecht, beeldrecht en portretrecht worden door een schenking overgedragen aan Het Flevolands Archief.
Het materiaal is in principe openbaar en iedereen mag het fysiek of digitaal inzien. Toch kunnen er redenen zijn om het archief nog niet geheel openbaar te maken, bijvoorbeeld vanwege privacygevoelige informatie. Dan kunnen we afspreken dat (een deel van) het archief pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Een archief kan niet voor ‘altijd’ gesloten blijven.
Als jouw archief wordt opgenomen bij het Flevolands Archief leggen we dat vast in een overeenkomst, die ondertekend wordt door de archivaris en de schenker. Hierin leggen we formeel vast:
- Wie de schenker is;
- Wat de inhoud en de omvang van het materiaal is
- Welke afspraken gemaakt zijn over openbaarheid, (auteurs)rechten en eventuele vernietiging van materiaal.
Heb je vragen?
Neem gerust contact met ons op.
